本棚ソリューション

本棚ソリューションページ女性2パソコンが登場して以来、売れに売れて世の中は大きく変化しました。そして、「ビジネスもパソコンにより、見違えるほど効率化した!」と、誰もが考えています。
しかし本当にそうでしょうか?
「現在のパソコンを用いたオフィスの仕組みは、効率化どころか劣化した箇所があるのではないか」と、私達は考えています。

本棚ソリューションページ女性ところがこのことに、殆どの人が気付いていないようです。
これに気づいたのは、プログラマやシステムエンジニアといったITの専門家や、一部の先進的な経営者に限られていました。

しかし一度この問題を認識してしまうと、特に経営者の方は、オフィスの現状に、居ても立ってもいられなくなってしまうはずです。

 

現状のオフィスに「非効率なところがある」と考える理由

オフィスの組織活動には情報の共有が欠かせません。
そして、これまで書類や図面でやり取りしていた情報の多くがパソコンの導入によりファイルに変わりました。
ところがオフィスでは、このファイルが「共有フォルダの何処に在るのか分らない」といったことが起きています。
このことは、オフィスで情報のやり取りが上手く行えていないことを表すものです。

パソコンの運用方法が原因?

パソコンは情報処理装置ですから、情報のやり取りが上手く行えないというのには何か原因があるはずです。
思い当たるのは、パソコンが従来のコンピューターが用いていたデータベースではなく、情報の保存にファイルを用いていることです。
これではデータベースと違い、情報量が増えると「数が増えて探すのが困難になる」ということが起きます。
このパソコンの特性が、情報のやり取りが上手く行えない原因と考えられます。

「共有フォルダ」のファイルを上手く探す方法は?

多くのオフィスではファイルのやり取りに共有フォルダを用いています。
そしてこの中からファイルを探す方法は、一般的には検索機能と考えられています。
ところが、検索機能は「ファイル名が分からないと使えない」ことと、これから探そうとするファイルは、「ファイル名が分からないことが多い」ことから、上手く目的のファイルを探し出せないことが多いのです。

検索機能でファイルを探せないのなら、オフィスは?

多くのオフィスでは、共有フォルダのファイルを容易に探し出せるようにするために、ファイルの整理整頓を心掛けています。
ところが、これも上手くいかないのです。

共有フォルダのファイルを上手く整理整頓できない理由

では何故、ファイルを上手く整理整頓できないかというと、共有フォルダの構造と整理整頓の性質にあります。
整理整頓は「もの」を見つけやすくするための手段ですが、効果を発揮するには条件があるのです。
例を挙げてみましょう。例えば部下が上司に「ファイルを何処のフォルダに整理しましたか?」と、聞いた時に、上司が「さぁ、何処に入れたか分からない」と答えたとすると、部下は何処を探してよいのか分らなくなってしまいます。
このことは、整理整頓が「もの」を探すのに効果を発揮するには、「どこに分類した」という情報を探す側に伝える必要があることを表しています。
ところが、共有フォルダはフォルダの構造が複雑になり勝ちです。加えて、どの階層のフォルダも同じ形をしているという外形的な特徴により、「どこに分類した」という情報を、探す側に伝える能力が弱いのです。

オフィスのファイルを上手く共有する方法

では「どうしたら良いのか?」と、なるのですが、答えはとてもシンプルです。
カンナの代わりにノコギリを用いて、木材の表面を滑らかにしようとしたらどうでしょうか。
当然のことですが上手くいかないはずです。これは、目的に適わない道具は労力の割に成果を伴わないからです。
では、「共有フォルダ」はファイルの整理整頓を目的に開発された製品でしょうか。おそらくそうではないでしょう。

そうなると、答えは至って簡単になり、「ファイルの整理整頓に適した道具に換える」ということだけなのです。

ただし、問題はここからです。
それは、世界中を探しても「オフィスの効率化にはファイルの整理整頓が必要」と、考えているソフトメーカーが存在しないことです。
これでは、いくら待っても適した道具が現れないのです。

そこで、私達がファイルの整理整頓を目的にしたソフトウェアを開発することになり、それがイントラ版の『Kami技』とインターネト版の『SkyCabinet』なのです。
『Kami技』はビジネスでお使いのお客様から「もう、これがなければ会社が回らない」と、いわれるほど効果を発揮しています。
それは、ファイルを整理整頓した際に、労力に見合った成果を得ていることを表しています。
お客様にインパクトがあったのは、このようなソフトウェアがこれまで存在しなかっただけのことなのです。

『Kami技』がファイルを上手く整理整頓できる理由

『Kami技』はファイルを分類する仕組みが、「本棚」・「本」・「インデックス」となっていて、分類の階層が限られています。
この分類の範囲を狭めることが、整理整頓が効果を発揮するのに大切なのです。
また本棚の形をしているので、階層ごとに見た目が変わることや、経験則とも相まって、どこにどのようなファイルが整理されているのかが探す側に直感的に伝わるのです。

『Kami技』のメリットは以下の通り

『Kami技』の特徴は、何といっても本棚の形をしているところです。しかし、これ以外にもオフィスを効率化するためのメリットがあります。

  1. クライアントサーバー型なので、ファイルの一元化や整合性を保つのに優れている。
  2. 仕組みを構築するのにWindows Server だけでなく、普通のパソコンをサーバーに用いることができる。(サーバーパソコンはWindows 7以上のProfessionalパソコンに限る)その場合には、日時を指定した自動バックアップの設定が可能になる。
  3. 使用者が誤ってファイルの削除や上書きをしても、ファイルを消失しない仕組みを有している。
  4. 本棚毎のアクセス権限が可能。これにより、使用者毎に必要な本棚だけを表示させることができるので、一人一人にシンプルで使い易い本棚を提供することができる。
  5. ファイルを本に入れるとファイルの印刷内容を表示するので、ファイルを起動して内容を確認する必要がなくなる。
  6. 本の中のファイルを直接編集することができる。その際、排他処理を行いファイルの整合性を保つ。
  7. スキャニング機能を搭載しているので、複合機やスキャナーとの接続により書類や図面をファイル化して直接本に取り込める。
  8. ファイルの並び替えが容易。
  9. ワードやエクセル、PDFといった種類の違うファイルを、一つの重ねたファイルとして扱える。これにより管理が容易になり、重ねた順序通りの印刷が可能になる。
  10. パソコンが苦手で『Kami技』を使えないといったユーザーのパソコンを監視して、新たなファイルが作成された際に、ファイルをサーバーの電子本棚に自動集約する機能がある。
  11. 担当者の出張に備えて、サーバーパソコンの本をクライアントパソコンで持ち出せる。

『Kami技』の仕組みについて

Windows パソコンで構築したネットワーク環境下にサーバーパソコンを設けてそこに電子本棚を作ります。
これによりクライアントパソコン側で電子本棚を表示するので、各自が保有するファイルを「本」に格納して「本棚」に整頓します。
これにより、オフィス内のファイルが整理した状態で電子本棚に集約するので、目的のファイルを探し易くなるだけでなく、ファイルの保全に役立ちます。
また『Kami技』はVPN環境下での動作も可能ですので、遠方の事務所のファイルも含めた一元管理に利用できます。
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「意識の変化」が原因と思われる情報処理の劣化

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