本棚ソリューション

本棚ソリューションページ女性2パソコンが登場して以来、売れに売れて世の中は大きく変化しました。そして、「ビジネスもパソコンにより、見違えるほど効率化した!」と、誰もが考えています。
しかし本当にそうでしょうか?
「現在のパソコンを用いたオフィスの仕組みは、効率化どころか劣化した箇所があるのではないか」と、私達は考えています。

本棚ソリューションページ女性

 

ところがこのことに、殆どの人が気付いていないようです。
これに気づいたのは、プログラマやシステムエンジニアといったITの専門家や、一部の先進的な経営者に限られていました。

しかし一度この問題を認識してしまうと、特に経営者の方は、オフィスの現状に、居ても立ってもいられなくなってしまうはずです。

 

現状のオフィスに「非効率なところがある」と考える理由

組織は目的を分業した仕組みですので、情報の共有が欠かせません。
そんなオフィスがパソコンを導入すると書類や図面といった情報の多くがファイルに変わります。
そして、ファイルが「共有フォルダの何処に入っているのか分らない」といったことが起きています。

ファイルは情報の集合体ですから、このことは、「オフィスが情報のやり取りが上手く出来ない組織に変わった」ことを意味します。
情報処理装置のパソコンを用いてこのようなことが起きるのは、掃除機を用いて部屋が散らかるようなもので、本末転倒の出来事ではないでしょうか。

パソコンの何が原因?

では、何が原因でこのようなことが起きるのでしょう。
思い当たるのは、パソコンが従来のコンピューターのようなデータベースではなく、情報の保存にファイルを用いていることです。
データベースは情報量が増えても情報の抽出が容易ですが、ファイルは情報量が増えると「数が増えて探すのが困難になる」といったことが起きます。

「共有フォルダ」のファイルを上手く探す方法は?

一見、このことは簡単に解決出来そうに思えます。
オフィスの多くはLUN環境を構築しているので、「共有フォルダのファイルを検索機能を用いて探し出せば良い」と考えるからです。
しかしこれが上手くいかないのです。

というのは、検索機能は「ファイル名が分からないと使えない」ことと、これから探そうとするファイルは、「ファイル名が分からないことが多い」からです。
不特定多数の人が利用する共有フォルダにあっては、「目的のファイルを誰が作成して、どのようなファイル名にしたのかということは分からない」ことが多く、検索機能で目的のファイルを探すことが難しいのです。

オフィスの対応は?

このような経緯から、多くのオフィスでは検索機能に換わる「ファイルを探し出す仕組み」を模索すようになりました。
そして行き着いたのが、「使用者が目的のファイルを探し易いように、共有フォルダのファイルを整理整頓する」というものでした。

ところが、これも上手くいかないのです。

ファイルを上手く整理整頓できない理由

その理由は共有フォルダの構造と整理整頓の性質にあると思われます。
整理整頓は「もの」を見つけやすくするための手段ですが、効果を発揮するには「どこに分類した」という情報を探す側と共有する必要があります。

例を挙げてみましょう。例えば部下が上司に「ファイルを何処のフォルダに整理しましたか?」と、聞いた時に、上司が「さぁ、何処に入れたか分からない」と答えたとすると、部下は何処を探してよいのか分りません。
このように、整理整頓は「どこに分類した」という情報を、探す側に伝えられるかがポイントになります。

共有フォルダは、ファイルを整理する人と探す人に、ファイルをやり取りする場を提供するものですから、本来なら案内係がいて「どのようなファイルをお探しですか?」「それなら、これを整理した○○さんをお呼びいたしますので、どこに整理したかを聞いた上でご利用ください。」とのオペレーションが求められます。
ところが案内係はいませんし、不特定多数の人が時間を問わずに共有フォルダを利用します。
そのために、共有フォルダの外形的なシグナルから「どこに分類した」という情報を利用者が読み取る他はないのです。

共有フォルダはフォルダ作成の自由度が高いことから構造が複雑になり勝ちです。
加えて、どの階層のフォルダも同じ形をしているという外形的な特徴により、「どこに分類した」という情報を、利用者に伝える力が弱いのです。
これにより、一生懸命ファイルを整理整頓しても、「何処に何のファイルが入っているのか分らない」といったことが起きてしまうのです。

一言で言うなら、共有フォルダはファイルの整理整頓に向いていないのです。
それは「共有フォルダがファイルの整理整頓を目的に開発されていない」ことを示すものです。

ソフトウェアは、パソコンの運用に於いては道具に相当します。
道具では、ノコギリを用いて木材の表面を滑らかにするような、目的に適わない使い方は、労力の割に成果を伴いません。
共有フォルダも同様にファイルの整理整頓に用いた際には、労力の割に成果を伴わない可能性があるのです。

ファイルを上手く共有する方法

では「この問題の解決は、どのようにしたら良いのか?」と、なるわけですが、答えはいたってシンプルです。
目的に適った道具を使うことです。ここでは「ファイルの整理整頓に適したソフトを使うこと」になります。

しかし問題があります。
殆どの人が「オフィスの効率化にはファイルの整理整頓が必要」とは考えないように、世界中を探しても、そう考えるソフトメーカーが存在しないのです。そのために、これに適したソフトは世の中に存在しないのです。
これでは何時になっても、オフィスが抱える問題を解決することができません。

そこで私達は、ファイルの整理整頓を目的にしたソフトウェアを開発することにしました。そして完成したのがイントラネット版の『Kami技』とインターネット版の『SkyCabinet』です。
『Kami技』はお客様から「もう、これがなければ会社が回らない」と、いわれるほど効果を発揮しています。
それは、ファイルを整理整頓した際に、労力に見合った成果が得られるからであり、お客様の評価が高いのは、このようなソフトウェアがこれまで存在しなかったからなのです。

本棚ソリューションページバナー

『Kami技』がファイルを整理整頓し易い理由

『Kami技』はファイルを分類する仕組みが、「本棚」・「本」・「インデックス」となっていて、分類の階層が限られています。
この分類の範囲を狭めることが、整理整頓が効果を発揮するのには必要です。
また電子本棚型なので階層ごとに見た目が変わることや、経験則とも相まって、どこにどのようなファイルが整理されているのかが、探す側に直感的に伝わり易いメリットがあります。

『Kami技』のメリットは以下の通り

『Kami技』の特徴は、何といっても電子本棚の形をしているところです。そしてこれ以外にもオフィスを効率化するためのメリットが多くあります。

  1. クライアントサーバー型なので、ファイルの一元化や整合性を保つのに優れている。
  2. 仕組みを構築するのにWindows Server だけでなく、普通のパソコンをサーバーに用いることができる。(サーバーパソコンはWindows 7以上のProfessionalパソコンに限る。その場合には、日時を指定した自動バックアップの設定が可能になる。)
  3. 使用者が誤ってファイルの削除や上書きをしても、ファイルを消失しない仕組みを備えている。
  4. 本棚毎にアクセス権限を設定することが可能。これにより、使用者毎に必要な本棚だけを表示できるので、一人一人にシンプルで使い易い電子本棚を提供できる。
  5. ファイルを本に入れるとファイルの印刷内容を表示するので、ファイルを起動して内容を確認する必要がなくなる。
  6. 本の中のファイルを直接編集することができる。その際、排他処理を行いファイルの整合性を保つ。
  7. スキャニング機能を搭載しているので、複合機やスキャナーとの接続により書類や図面をファイル化して直接本に取り込める。
  8. ファイルの並び替えが容易。
  9. ワードやエクセル、PDFといった種類の違うファイルを、一つの重ねたファイルとして扱える。これにより管理が容易になり、重ねた順序通りの印刷が可能になる。
  10. パソコンが苦手で『Kami技』を使えないといったユーザーのパソコンを監視して、新たなファイルが作成された際にファイルをサーバーの電子本棚に自動集約する機能がある。
  11. 担当者の出張に備えて、サーバーパソコンの本をクライアントパソコンで持ち出せる。

『Kami技』の仕組みについて

Windows パソコンで構築したネットワーク環境下にサーバーパソコンを設けてそこに電子本棚を作ります。
この電子本棚をクライアントパソコンから利用できるので、各自が保有するファイルを「本」に格納して電子本棚に整理整頓します。
これにより、オフィス内のファイルが電子本棚に集約するので、目的のファイルを探し易くなり保全も容易になります。
また、支店や営業所などのファイルはVPN環境を構築することで、本社のサーバーで一元管理することができます。

これまでにないコンセプトを持つこの『Kami技』はフリーですので、どなたでも無償で使うことができます。
是非、御社のファイル管理にお試し下さい。

 

「意識の変化」が原因と思われる情報処理の劣化

「パソコンの構造」が原因と思われる情報処理の劣化

「ファイルの問題」の原因の特定

「ファイルの問題」の解決

運用に関して

更に理解を深めるために

このページの先頭へ