「意識の変化」が原因と思われる情報処理の劣化

不文律の発生

担当者が不在の時に、取引先からその担当者の管理しているファイルを、「メールして欲しい」との依頼を受けたとします。担当者は一向に戻ってくる気配が有りません。
急いでいる取引先のことを考えると、担当者のパソコンを操作して、「ファイルを送付したい」とも考えますが、無断で人のパソコンを操作するのは、気が引けます。

このように、他の人のパソコンを「遠慮して使えない」というようなオフィスでは、「他人のパソコンを操作してはならない」という、不文律が生まれている可能性があります。

私共は「組織を、目的を分業した仕組み」と考えていて、「組織の目的に皆がベクトルを合わせることで、効率的な集団活動が営める」と、考えています。
そのために、このような不文律が生まれてしまうと、組織の目的よりも、個人の都合が優先されるようになり、今回の例のように、「たとえ取引先に迷惑をかけることになっても情報を伝えられない」と、いったことが起きるようになると考えています。

パソコンを使う以前なら、担当者の机の上や引き出しの中から必要な書類を取り出して、取引先にFAXすることが出来たかもしれませんが、不文律の下では、仮にパソコンを操作しようとしても、起動時のパスワードによりロックされているので、結局何も行うことが出来ない状況になっています。

私共は、オフィスに不文律が存在している状況では、「情報処理の劣化」を招くのではないかと、考えています。

パソコンの個人管理

パソコンの運用は、ビジネスに於いてもプライベートと同様に、「個人管理が一般的」と、考えられていないでしょうか。
個人管理は、パソコンの運用に関する判断を、パソコンの使用者に任せることです。

個人管理では、組織にとって重要なファイルでさえ、使用者の判断で削除することが出来ます。また、仮にそうなっても、組織はファイルを削除されたことに気づきません。

個人管理の対象が、筆記用具のような備品ならともかく、パソコンには、会社のノウハウや、お客様の個人情報など、流失してはならない情報が入っているはずです。
そのパソコンの運用を個人管理とするのは、ことの重大さから「経営方針」として個人管理にしていると、言わざるを得ません。
経営者は「そんなこと、考えたことも無い!」と言うかもしれませんが、仮に情報が流出した場合には、パソコンの運用を個人管理としていた「組織の情報管理の在り方」が、問われるのではないでしょうか。

パソコンの運用を個人管理にすると、やはり「情報処理の劣化」に繋がると考えています。

意識変化の起きる理由

個人を尊重する道具

パソコンの関係者に、このような意識の変化が起きるのは、パソコンがアメリカ生まれ、アメリカ育ちであることと関係しているのではないか、そんな考えを私共は持っています。
起動時のパスワード機能のように、パソコンは使用者のプライバシーを尊重する、アメリカの文化や思想を色濃く反映した機能を持っていると捉え、パソコンと関わった人が、パソコンの持つ文化や思想を、自然と身に付けてしまったのではないかと、考えています。

このような「意識の変化」とは別に、組織には、パソコンが特別なものであるかのように、厚遇するところがあるようにも思います。

魅力的なマイカーと言えば高級車ですが、営業車両に求められるのは「経済性」ですから、個人にとっては魅力的な高級車も、営業車としては使えない道具になってしまうことがあります。
これと同様に、パソコンの機能や運用スタイルがオフィスに向くとは限らないので、組織でパソコンを導入する際には、折り合いの付け方が難しかったはずです。

ところが結果は、以下の図のように「組織がパソコンの主張を全て受け入れた」と、いうものでした。
営業車に、マイカーの乗り心地や見栄えの良さ、豪華な装備を認めたようなものです。
このように、組織は何故、パソコンをこれほど厚遇したのでしょうか。

パソコン 組織
尊重するのは使用者個人
パソコンを1人1台で使用
パスワードキーは個人が管理
パソコンのデータは個人が管理
VS 尊重するのは組織の方針
×道具はシェアして効率化する
×会社の鍵は会社が管理
×会社の情報は会社が管理

※左図にパソコンにとって「普通のこと」を、右図には組織にとって「普通のこと」を記載し、折り合いの結果採用された項目を○印で表しています。

パソコンという存在

文明や文化は道具の発明や発達によって成り立っているそうですが、30年前に出現したパソコンは、文明や文化を急速に変えてしまう程の力を持った道具であることを、誰もが認めていたように思います。

当時の私は、目の前にいきなり現れたパソコンに、興味だけでなく、パソコンを通して科学技術へのリスペクトを感じたものでした。
次第に私は、パソコンもリスペクトするようになり、「パソコンの全てが正しい」、「パソコンを使うことが全てに優先する」と考えるようになりました。

最近になり、この考えが私だけのものではなく、他の人も同様だったことを知ると、「パソコンへのリスペクトは、当時の社会現象だったのかもしれない」と、考えるようになりました。
これが、「パソコン厚遇」の原因だったのではないかと、今では考えています。

私共の事例ですが、課長のパソコンが壊れたことがありました。出社してパソコンの電源を入れても起動しません。原因はハードディスクの故障だったことから、中のデータはすっかり消えてしまいました。
困った課長は照れ笑いをしています。
これは今思うと不思議な光景です。パソコン導入以前なら、課長が全ての書類を無くすことは一大事だったにも拘らず、ここでは笑っていたからです。
パソコンを導入したことで情報が書類からファイルに変わっても、情報の価値は変わらないはずですから、変わったのは課長の「考え方」ということになります。

課長の「考え方」は私と同様に、「パソコンのしたことだから仕方がない」というものでした。
「パソコンの全てが正しい」と考え、「パソコンを使うことが全てに優先する」という、私や課長が陥っていた状況を良く表しています。パソコンが引き起こす会社の損失など、これらに比べると大した問題ではなかったのです。

パソコンが普及する過程で、「パソコンが使えないと就職が出来ない」と、言われることがありました。
プライベートとビジネスではパソコンの運用方法が異なるために、今になって考えると、新入社員にはパソコン運用時の指導や教育が必要なところなのですが、組織はプライベートで学んだパソコンの操作方法を、そのままオフィスで発揮することを求めていました。
これも「パソコンを使うことが全てに優先する」といった、風潮だったのかもしれません。
このような組織とパソコンとの関係が、組織のパソコン運用を、プライベートライクなものに育んだのではないでしょうか。

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