「ファイルの問題」の原因の特定

私共は「情報処理の劣化」は、「パソコン関係者の意識の変化」に因るものと、「パソコンの構造」に因るものによって引き起こされると考えていますが、どちらも、ファイルの「集約」と「保全」といった、情報管理の問題なので、「ファイルの問題」を解決する「仕組み」を構築することが出来れば、使用者の意識に関係なく、問題が解決すると考えています。

現状の取り組み

「ファイルの問題」を解決するために、これまで多くの対策が施されてきたはずですが、パソコンが登場して30年が経過した今でも、この問題に頭を悩ませているパソコン担当者が少なくないのは、どうしてでしょう。

「ファイルの問題」は、パソコン以外のコンピューターでは発生しないことから、これと同様の仕組みを、パソコンを用いて構築することが出来れば、「問題が解決する」ことは容易に想像できます。確かにこれにより問題は解決すると思われます。
パソコン担当者もこれを理解していたからこそ、パソコンのネットワーク化を施し、ファイルサーバーの共有フォルダにファイルの集約を図り、データベースにも負けないような、利用し易いファイルの整理整頓を求めたのではないでしょうか。

パソコン担当者の考える「問題が解決しない理由」

オフィスの「ファイルの問題」が解決しない理由を、パソコン担当者は、「指示通りに共有フォルダを使用してくれない」、「ファイルを整理してくれない」と、いったように、「パソコンの使用者が原因」と考えてしまうことも、少なくないようです。

「難しすぎる注文」の可能性

私共は、パソコンの使用者が言うこと聞いてくれないのは、パソコン担当者が使用者に課した注文が、彼らにとって負担が多すぎたり、難しすぎたりしている可能性があると考えています。

試しに、「共有フォルダの運用に必要な工夫」を、インターネットで調べると以下のようなものでした。

  • 2階層まではフォルダのみ格納する
  • フォルダの役割・分類を明確にする
  • フォルダ名は先頭に2桁の連番を付ける
  • ファイル名は先頭に日付を付ける
  • ファイルの削除は行わないようにして、「ゴミ箱」フォルダを設けてその中に移動する

上記のような注文を課したとすると、使用者は負担が多かったり、難しすぎたりすると、感じるような気がするのです。

「共有フォルダ」の運用

従来のファイルの保存が通用しない

オフィスで使用しているファイルソフトですが、プライベートで使うフォルダ型ソフトは使い勝手の良いものです。ところがビジネスに用いる「共有フォルダ」型ソフトになると、途端に使い辛いものになります。
その原因は、多くの人が「記憶」や「自分なりの整理方法」に頼って、ファイルを保存しているためだと、私共は考えています。

この保存方法の例として、テレビドラマで良く観掛ける編集者の机の上を想像して下さい。
他の人は「山のように盛り上がった書類の中から、よく書類が見つかるものだ」と、感心しますが、当人にとっては、「記憶」と「自分なりの整理方法」に基づいているので、書類を見付けるのに迷うことは有りません。

ところが、大勢で書類を共有しようとすると、この方法は使えません。
「共有フォルダ」型ソフトの運用もこれと同じで、それぞれの使用者が「記憶」や「自分なりの整理方法」に頼ってしまうと、自分以外のファイルの所在が分からなくなってしまいます。

ルールに則った運用が難しい

そのために、「共有フォルダ」型ソフトの運用には、整理方法のルールを決めて、使用者はこのルールを守ることを求められます。
ところが、技術者はルールに則った運用が得意なのですが、多くの人はこれを苦手としています。

パソコンが普及して家電並みに大衆化したことで、パソコンは一部の技術者向けの装置ではなくなり、今では誰でもパソコンを使うようになりました。
一般的な人は、パソコンの運用を個人管理と考えていることも影響してか、ルールに則った運用が難しいようです。
このようなルールに則った運用を苦手とする普通の人が、パソコン使用者の相当数を占めるオフィスでは、マネジメントの難しさが、共有フォルダを運用する上での、高いハードルになっているのではないでしょうか。
このハードルをクリアするために、大手企業などでは「専門の部署を作り、パソコン使用者に圧力をかけて指示を徹底させる」といったところもあるようです。

原因は「共有フォルダ型」ソフト

それでは何故、パソコン担当者は「難しすぎる注文」を、出してしまうのでしょうか。
「ノコギリで、木材の表面を綺麗にしよう!」と言ったら、これは難しい注文になります。

私共はこれと同様に、パソコン担当者が「難しすぎる注文」を課してしまう理由は、共有フォルダ型ソフトが、ファイルの整理に向かないために、これをマネジメントでカバーしようとするあまり、「難しすぎる注文」を、出してしまうのではないかと、考えています。

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