運用に関して

運用上の問題点

オフィスで発生する「ファイルの問題」は、ファイルの集約と保全の問題なので、ファイルを一カ所に集約して、これを誰でも利用出来るように整理整頓することが、この問題の解決方法だと考えます。
そこで、ファイルの整理整頓が容易な『Kami技』を開発した訳ですが、「さぁ、運用を始めましょう!」といった段階で問題となるのが、パソコン使用者のコンセンサスです。

パソコンの使用者は総じて、「ファイルの整理など面倒だ」との意見を持っています。パソコンの運用は個人管理が一般的ですし、ビジネスに於いてもプライベートライクな使い方が定着していることから、従来のパソコンとの関係からすると、このような意見になるのです。

ところが、「パソコンを用いたことで意識の変化が発生した。そろそろビジネスに適した考え方に戻るべきだ。」との意見を持って、この状態を観察すると、これまでとは違うように見えてきます。

プライベートの場合なら「面倒だからしない」との判断は、なんら問題がありません。
しかしビジネス現場では、会社や上司の指示に「面倒だからしない」と答える人がいるでしょうか。
普通の人は、パソコン以外のことではこのような発言をしないでしょうから、オフィスでのパソコン運用が、この件からも、如何に偏っているものであるかが分かります。

オフィスはこれまで異常な状態にありました。組織の情報を個人任せにして、管理してこなかったのです。そして今回、「ファイルを集約、整理して保全や共有を図ろう」との方針が明確になった訳ですから、組織の効率化のために、皆で協力すべきと考えます。

整理が必要なのは限られたデータ

パソコンの使用者が、ファイルの整理を「面倒」と感じるもう一つの理由は、「パソコンの中のファイルを全て整理整頓しなければならない」と、考えるからです。
ところが、パソコンの中の大半はバックデータです。このようなファイルは、机の中に散乱している書類と同じで、本人さえ所在が分かれば問題がないことから、整理する必要はありません。

ところが目的を分業した組織においては、上司や同僚と共有が必要なファイルや、保管しなければならない種類のファイルが存在します。これらは、他の人が利用出来るようにしなければならないことから、ファイルの集約と、整理整頓が必要になるのです。
整理が必要なファイルの種類を、大別すると以下のようになります。

  • 他の組織や、他の部署などと、対外的にやり取りしたファイル
  • 再活用が出来たり、保管することに価値があったりすると思われるファイル
  • 法律で保管が義務付けられているファイル

電子本棚の設計

『Kami技』は、導入の際には使用者毎に表示させる本棚を設計・設定します。
使用者一人一人に必要な本棚だけを表示させることで、シンプルで使い勝手の良い電子本棚を提供することが出来るようになります。

各々にどのような本棚を表示させるのかというと、組織では部署ごとに目的が違うので、営業部が経理部の情報を必要としないように、他部署と情報を共有する必要はありません。
社員旅行や新年会といったイベントを除くと、部署をまたいで情報を共有する必要はないのです。

このように、共有すべき情報が同じ部署に限られることや、何年も前の情報は、欲しい時に探せるようになっていれば良く、通常使う本棚には表示させる必要がないこと、そして対象となるのが、対外的に提出したファイル、再活用が出来るファイル、法律で保管が義務付けられているファイルに限られるので、営業部で言えば、見積書や契約書、販売促進資料や顧客管理情報といったように、本棚や本の数はとても少ないものになります。

情報の保全と共有が必要なファイルは、個人レベルではこの様に少ないので、ファイルを整理するための負担は、多くありません。
現在のオフィスが抱えている問題は、本来なら保全や共有が必要なファイルまで、各自のパソコンや共有フォルダの中に散乱していて、管理が出来ていないところなのです。

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