本棚は使いやすいの?

もともと私共には、現在の組織のコンピューターの仕組みは、「非効率な状態ではないか?」といった疑問がありました。

 

30年前にパソコンが登場して以来、人類は「情報の電子化」という大きな変化に遭遇しました。しかし、30年は人類の歴史からすると短い時間です。

コンピューターの歴史という観点では、今現在は「コンピューターの黎明期」に相当するはずです。そのため、黎明期ゆえの人類の「不慣れ」が存在するのではないかといった疑問です。

 

多くの人が、パソコンの導入により効率化したと考えていますが、本当にそうでしょうか? パソコンの弊害に気づいているのでしょうか?

 

パソコンを使うようになって、組織の書類はパソコンのファイルに変わりました。

その結果、以下のことが起きていないですか?

1)組織の情報が個人管理に

「担当者の移動、もしくは退職により、ファイルの所在が分からなくなる。」

これは、組織の情報が個人管理になったことを表しています。

 

2)電子化した情報は脆弱な存在に

「パソコンが壊れてデータが消えた」

パソコンの故障や、ウイルスや操作ミスにより、電子化した情報は簡単に消失する存在になりました。

 

データの管理が難しくなったことに加え、パソコン使用者が組織の情報を個別に管理するようになったのは、組織にとって好まし状況ではありません。

このような問題を解決するために、パソコン同士を接続してサーバーパソコンにファイルを集約する試みが主流になりました。

サーバーパソコンの「共有フォルダ」にファイルを集約して、ファイルの共有と保全を行うものです。

 

ところが多くの組織では、この「共有フォルダ」を上手に使うことが出来ませんでした。

私共は、その原因が以下のような「共有フォルダ」の構造的な仕組みにあるのではないかと、考えるようになりました。

 

「フォルダ」型のアプリケーションはパソコンと共に生まれ、私達に馴染み深いものです。ところが、この使いやすい仕組みが「共有フォルダ」になると変わります。

 

多くの人は、プライベートのパソコンでは「自分なりの整理方法」と「保存場所の記憶」を頼りにファイルを保存しています。

ところが、複数の人が使用する「共有フォルダ」では、この方法に頼れなくなります。「自分なりの整理方法」や「保存場所の記憶」は、他の使用者と共有ができないからです。

そのため「共有フォルダ」を、使用者が思い思いに使ってしまうと、ファイルの所在が不明になります。

この問題の解決には、ルールに基づいた運用が求められますが、多くの組織ではルールが存在しないか、存在しても守られていません。

難しいのは、例えルールを守ったとしても、初めての人やルールを知らない人には使えないことです。

 

ところが「図書館」では、使用者は整理のルールを知らなくても利用できます。

これは「本棚」が整理方法を単純化しているからです。「本棚」による整理は「本棚」と「本」のたった二つの分別で整理する他ないからです。

これにより、本の整理を実務担当者の判断に任せることができます。ここには、複雑なルールも、特別なマネジメントも不要です。

それでいて「本棚」は、人や組織、地域や時代を超えた、万人共通で使える仕組みになります。

 

「本棚」の持つ、このような効果から、私共はファイルの共有には「本棚型」を採用しています。

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